就職活動をしているとき、営業事務、一般事務など似ている言葉があり、その違いについて何だろうと疑問に思ったことがありました。
色々な職種の仕事がありますが、事務職の仕事をしている女性は多いイメージがあります。
私も営業事務として企業で数年働いた経験があります。
自分が働いていた当時を思い出しながら、改めて営業事務の仕事とはどのようなものなのか、同じ事務という言葉がつくけれど、一般事務との違いは何なのかについて考えてみました。
営業事務について調べてみましたので、紹介いたします。
営業事務とはどのような仕事をする？
営業事務の主な仕事は営業部門や営業職、営業担当者のサポートやアシスタント業務を行う事務を指します。
営業職と深い関わりをもつ事務が営業事務になります。
仕事内容は
- 商品の受注
- 発注業務
- 納品書や請求書
- 伝票の発行
- お客様や取引先様からの電話対応
などがあります。
このような仕事を通して、営業部門や営業職の人たちが自社商品やサービスをより多くのお客様に提供できるように営業事務はサポートをしていきます。
営業事務の仕事内容や処理する力が直接営業職の仕事へつながります。
営業事務がいるから、営業職の人たちは商品やサービスをお客様に提供したり、売ることができるとも言えます。
その理由は営業事務が作成した書類が必要になるからです。
営業事務が作成する書類は？
見積書
商品名やサービス名、数量、取引単価、取引条件などがまとめて記載されてある書類です。
事前にお客様に提出して契約するかどうかを決める重要な書類にあたります。
営業職の指示の元、営業事務は見積書を作成します。
注文書
お客様から商品やサービスを購入すると連絡があった場合、注文書を作成し、お客様に送り捺印をもらう場合があります。
またこちらが作成しなくても直接お客様から注文書が届く場合もあります。
自分の会社が仕入先から商品を購入する場合の注文書の発注を行うのも営業事務の仕事です。
納品書
商品やサービスをお客様に納品するときに必要になる書類が納品書です。
納品するときには納品書が必要になり、この書類も営業事務が作成します。
大抵、商品やサービスと一緒に納品書をお客様にお送りします。
受領書
商品やサービスが無事お客様のもとに届いたら受領書に署名や捺印をもらい、返送してもらいます。
納品書と受領書はセットになっている場合が多いです。
請求書
商品やサービスの代金をお客様に支払ってもらうために発行する書類です。
お客様の指定の締め日に間に合うように請求書を作成します。
金額に間違いはないか、きちんと確認する必要があります。
営業事務はこれほどたくさんの書類の作成をしているということが分かりました。
書類作成だけでなく、電話対応や商品やサービスの納期の管理、来客対応など、営業事務の仕事は色々ありました。
私は営業事務として働いた経験がありますが、これらの書類の作成や、電話対応などをしていました。
慣れるまでは大変でしたが、営業職の人をサポートするために必要であり、とてもやりがいがあったのだと改めて感じました。
営業事務と一般事務の違いとは？
営業事務は主に営業部門や営業職のサポートをする事務ですが、一般事務は営業職だけではなく、部門や職を限定せず、幅広く事務業務を行います。
営業事務は営業職の人と深く関わりを持っており、営業職の指示のもと、事務作業を行う場合があります。
一般事務は営業部門に限らず幅広い分野において電話対応や書類作成などの仕事を行います。
企業によっては庶務や経理などの仕事を担当する場合もあります。
営業事務はコミュニケーション能力も必要だと言います。
営業担当者の代わりにお客様の電話対応を行う場合もあり、その対応が売り上げにつながる場合もあります。
営業事務は営業とは違いノルマはありませんが、売上という目標があり、営業職との協力で、売上が達成された場合など、他の事務職とは違いやりがいがあると言われています。
まとめ|営業事務とは
営業事務の仕事は営業部門や営業職と深く関わりがあることが分かりました。
営業事務がいるお陰で営業職の人は仕事がしやすくなります。
そのサポートをするために営業事務は必要不可欠です。
また一般事務とも異なる点が分かりました。
同じ事務という言葉がついても仕事の分野は異なります。
営業事務や一般事務は裏方のイメージがあり、目立った職種ではないけれど、会社が成り立っているのは事務がいるからだと思います。
誰にでもできる仕事ではないと思いました。
営業事務の仕事について調べてみて、働いているときは慣れてしまうと何となく毎日が過ぎていってしまっていましたが、とてもやりがいのある仕事だったのだと思いました。
事務というと女性がしているというイメージがありますが、男性も女性も関係なく、様々な業種で男性も女性も活躍できたら良いなと思いました。
